Los archivadores son un componente fundamental en cualquier oficina, por su capacidad de almacenar documentos de manera ordenada, como así también, por cómo contribuyen a mantener organizado el espacio de trabajo. Aquí encontrarás la variedad de modelos que hay, tamaños y colores, y lo que debes tener en cuenta para escoger el adecuado.
¿Por qué es importante archivar documentos?
Archivar documentos de manera eficiente permite guardarlos de forma segura y acceder a ellos rápidamente cuando se necesitan. Utilizar soluciones de almacenamiento como archivadores de palanca, carpetas colgantes o archivadores de oficina garantiza que se maximice el uso del espacio disponible, mejorando así la funcionalidad del área de trabajo.
También, almacenar documentos de manera sistemática asegura la protección de información confidencial y ayuda a cumplir con regulaciones legales o de la industria que requieren la retención de documentos durante ciertos períodos de tiempo.
Ventajas de los archivadores
Los archivadores no solo proporcionan un método eficaz para almacenar documentos, sino que también ofrecen beneficios que pueden transformar la funcionalidad y eficacia de cualquier oficina. Al contar con un sistema organizado, se facilita la gestión de la información, lo que permite a los empleados encontrar rápidamente lo que necesitan sin perder tiempo.
Optimizan el espacio
Los archivadores permiten aprovechar al máximo el espacio de almacenamiento en el lugar de trabajo. Con sistemas como el archivador de palanca y carpetas que pueden expandirse, se hace un uso eficiente del espacio vertical y horizontal disponible.
Además, los archivadores modulares pueden ser configurados según las necesidades específicas de almacenaje, permitiendo una personalización que se adapta a cualquier oficina.
Por otro lado, la capacidad de adaptar el almacenamiento verticalmente, por ejemplo, con archivadores de varios pisos, es una excelente manera de utilizar el espacio disponible sin expandir la huella física del almacenamiento.
Ahorro en costes
Invertir en un buen sistema de almacenamiento puede significar un ahorro significativo a largo plazo. Al mantener los documentos organizados, se reduce la necesidad de espacios adicionales de almacenaje y se minimizan los costes asociados a la pérdida o deterioro de documentos importantes.
Asimismo, un sistema eficaz de archivadores reduce el tiempo dedicado a la gestión de documentos, lo que indirectamente puede reducir los costes laborales asociados con dichas tareas.
Mantienen el orden y permiten la clasificación
El uso de separadores y el etiquetado con un identificador único en cada archivador facilitan la clasificación y el rápido acceso a los documentos. Esto es esencial para para recuperar información sin pérdidas de tiempo.
Por ello, tener una estructura clara en el sistema de archivos también ayuda a mantener la consistencia en el manejo de documentos, lo que es clave para grandes equipos donde múltiples personas acceden y añaden documentos regularmente.
De esta forma, un sistema organizado promueve la uniformidad en el manejo y almacenamiento de documentos, lo cual es vital para mantener la integridad y la accesibilidad de la información.
Ayudan a mejorar la productividad
Un espacio de trabajo ordenado es sinónimo de una mente clara. Los archivadores ayudan a reducir el desorden, permitiendo que los empleados se concentren mejor en sus tareas, lo cual tiene un impacto directo en la productividad del equipo. Una buena organización de archivos puede también reducir el estrés y mejorar el ambiente de trabajo, ya que los empleados gastan menos tiempo buscando documentos y más tiempo enfocándose en sus responsabilidades principales.
Por lo tanto, la capacidad de encontrar rápidamente lo que se necesita acelera el flujo de trabajo individual y facilita la colaboración entre departamentos, agilizando los procesos empresariales en general.
¿Cómo elegir el mejor archivador de oficina?
Al seleccionar un artículo para almacenamiento de oficina, considera el tipo de archivador que mejor se adapte a tus necesidades: desde archivadores con sistema de 2 anillas hasta modelos más robustos de cartón forrado o plastificado. Evalúa el tamaño de los documentos que necesitas almacenar, eligiendo entre tamaños folio o papel Kraft, según corresponda.
Además, asegúrate de que el material de oficina que elijas ofrezca suficiente resistencia y durabilidad para el uso diario y que disponga de las características necesarias para una organización efectiva, como etiquetas y separadores. Por último, considera el diseño y la estética del archivador, ya que este también puede contribuir a la imagen profesional del espacio de trabajo y hacer que la oficina sea más acogedora y agradable.
Descubre nuestros archivadores de oficina
En Buroplanet ofrecemos diferentes archivadores y soluciones de almacenamiento para oficinas y escuelas. A continuación, podrás conocer los principales modelos disponibles:
Grafoplas Archivador Ecoclasic
Archivador de color gris plomo con mecanismo de palanca. Está elaborado con papel jaspeado.
Grafoplas Archivo Definitivo
Archivado definitivo con cartón folio de color blanco. Tiene un mecanismo de cierre con pestaña.
ESSELTE Archivador de palanca
Archivador de palanca ecológico con mecanismo No.1, A4, 50 mm. Cartón 100% reciclado y climáticamente neutro.
